Komlói Fűtőerőmű
Pontosabb adatok, felgyorsult folyamatok, hatékonyabb munkavégzés.
A Komlói Fűtőerőmű mindig is stratégiai célként tekintett a fogyasztói magas színvonalú kiszolgálására, mind a távhőszolgáltatási tevékenysége, mind pedig az ügyfélszolgálati kapcsolattartás tekintetében.
2021-ben a társaság felismerte, hogy az alkalmazott informatikai rendszerei nem felelnek meg a digitális kor elvárásainak, a rendszerbiztonság állapota működési kockázatokat jelent, az adatkapcsolatok hiánya és a manuális munkavégzés szintje pedig a működési hatékonyság rovására ment. Mindemelett rendkívül nehéz volt fenntartani az alapvető infrastruktúrát és működést a hardverek, illetve a nyomtatók szempontjából a korábbi ügyviteli rendszer technológiai elavultsága miatt, ugyanis a használt rendszer már nem volt kompatibilis a jelenleg kapható eszközökkel.
Szintén gondot jelentett az adatbázis műveletek során az adatok tárolásának módja is, amelynek következtében egy mérőóracsere során a történeti adatok teljesen elvesztek. Ugyancsak akadályt jelentett a zökkenőmentes munkavégzés szempontjából a párhuzamos használatot lehetővé tévő funkciók hiánya, ezáltal nagy mennyiségű számlafeldolgozás esetén gyakran tapasztaltak jelentős lassulást és rendszerblokkolásokat.
A felismerések egy komoly döntés meghozatalát eredményezték: a használatban lévő számlázási rendszer cseréje és egy integrált, műszaki nyilvántartással is rendelkező, továbbá online adatkapcsolatokra képes vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntöttek.
A megfogalmazott problémák megoldására az AppVision Kft. megoldását választották, aki egy olyan integrált vállalatirányítási rendszert javasolt, amely az ügyvitel teljes spektrumát lefedi a pénzügy-számviteli területtől kiindulva a készletgazdálkodáson át egészen a szerviztevékenységig, kiemelt támogatást biztosítva a távhőszolgáltató számlázási, beszedési, követeléskezelési és ügyfélszolgálati folyamataihoz. Ezeken túlmenően, valós idejű adatkapcsolatot biztosít a Komlói Fűtőerőmű meglévő online ügyfélszolgálati oldalával is.
A megoldás alapját a Microsoft Dynamics 365 Business Central vállalatirányítási rendszerre adja, kiegészítve az AppVision Kft. által fejlesztett távhőszolgáltatási iparági megoldással. A Business Central felhőben futó (online) változata nem igényelte helyben telepített és üzemeltetett szerverek fenntartását, így költséghatékonyan lehetett azt beilleszteni a meglévő informatikai környezetbe. A Business Central rendszer üzemeltetését, és folyamatos frissítését közvetlenül a Microsoft biztosítja, ami garantálja a biztonságot, a magas rendelkezésre állást, valamint a mindenkori szabályozási környezetnek való megfelelőséget.
A megoldás másik fő eleme, a AppVision Kft. által fejlesztett távhőszolgáltatási iparági alkalmazás, amely kifejezeten a távhőszolgáltatók ügyviteli folyamatainak támogatására került létrehozásra. A bővítmény a Microsoft AppSource piacterén keresztül elérhető el, funkciói kiterjednek az energetikai, mérési adatok feldolgozására, a tömeges és egyedi számlázásra, a csoportos és postai beszedésre, valamint az ügyfélszolgálat és a követeléskezelés támogatására.
Az előkészítés és bevezetés több, mint egy éven keresztül zajlott, mely folyamatban az egyik legnagyobb kihívás a közel 30 éves adatbázis adatainak megtisztítása és az új rendszer számára megfelelő átalakítása volt. Az adatmigráció több lépésben történt, minden egyes lépés után ellenőrző futtatásokat tartottunk, így biztosítva az adatok konzisztenciáját. Az éles használatba vétel előtt a feltöltött adatokkal párhuzamos számlázást hajtottunk végre, ami segített csökkenteni az adathibákból származó számla eltéréseket a két rendszer között.
A meglévő és jól működő ügyfélszolgálati portál megtartása kiemelt cél volt a bevezetés során. A portál korábbi számlázási rendszerrel meglévő fájl alapú, napi egyszeri frissítési gyakoriságú adatkapcsolata helyett egy valós idejű, gép-gép kapcsolat került kialakításra. Ez a kapcsolat lehetővé teszi, hogy a kiállított számlák és az online befizetések adatai valós időben jelenjenek meg a végfelhasználók számára.
A bevezetés során az adatbetöltésnél felismerésre került, hogy a mérőóra adatállomány elavult, inkonzisztens adatokat tartalmaz. A felismerés indukálta mérőóracsere program keretében nagy számú, távleolvasásra alkalmas vízmennyiségmérő óra került telepítésre a hálózatba. Ez szükségessé tette egy automatikus adatkapcsolat kialakítását a Techem adatszolgáltató rendszerével. Mára a begyűjtött mérési adatok egy lépésben importálhatók a vállalatirányítási rendszerbe.
A számos új funkció használatba vétele próbára tette mind a bevezető csapatot, mind a rendszer végfelhasználóit, így az éles indulást követően is maradt még olyan terület, ahol tovább folyik a munka. Ilyen pl. a szerviz-, és karbantartási tevékenység, a mobil eszközzel támogatott vonalkódos raktárkezelés kialakítása, valamint néhány, jelenleg papír alapon működő folyamat digitalizálása.
A Komlói Fűtőerőmű 2024. január óta használja a bevezetett rendszert, a pozitív változás pedig több területen is érzékelhető.
A legszembetűnőbb eredmény, hogy szignifikánsan felgyorsultak a folyamatok, a kollégák képessé váltak több feladat egyidejű kezelésére is. Ennek eredményeként megszűnt a hosszú, napközbeni várakozás, valamint a munkaidőn kívüli, illetve éjszakai időszakban történő feladatvégzés.
Az átállásnak köszönhetően a pénzügyi adatok immár naprakészek és automatizáltak lettek, beleértve a bankszámlakezelést, számlázást és a fizetési információkat.
„Korábban napi szintű manuális feltöltéssel jutottunk hozzá a befizetések adataihoz, mára nincs teendőnk, a számlák online ügyfélszolgálati oldalra történő feltöltését követően, azonnal láthatóak a folyamatosan érkező befizetések”
Berbás Hajnalka, gazdasági igazgató
A kialakított automatizmusok nagyban segítik a munkafolyamatok hatékonyságának és pontosságának növekedését.
A mérőóracsere programnak köszönhetően felgyorsult a számlázás-előkészítés folyamata, és előreláthatóan növekedni fog a használati melegvíz-szolgáltatáshoz kapcsolódó vízmennyiségmérés pontossága, ezáltal csökken a veszteség a közvetített szolgáltatásban. Mindez nemcsak a műszaki folyamatokat optimalizálja, hanem hozzájárul az ügyfélkapcsolatok javításához is, mivel az információáramlás gyorsabb és átláthatóbb lett.
Egyszerűbbé vált az online ügyfélszolgálatra történő regisztráció, köszönhetően annak, hogy az ügyfélszolgálati portál és a vállalatirányítási rendszer adatkapcsolata valós idejű. Emellett a bevezetett rendszer garantálja a történeti adatállományok integritásának megőrzését, védelmet nyújtva a fogyasztók téves óraállás adatközlései ellen, megszüntetve az inkonzisztens óraállásokhoz kapcsolódó veszteségeket
További eredmény, hogy a rendszer bevezetése inspirálta a műszaki csapatot a hőközpontok távfelügyeleti rendszerbe kapcsolására, újabb lépést téve távhőszolgáltatási tevékenység színvonalának emelése felé.
